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個人情報・雇用情報管理

個人情報保護に関する取り扱いについて、以前はそれほど意識することなく、情報に変更等があったときに速やかに連絡する旨の記載がある程度で大丈夫でした。しかし、個人情報保護法が施行されている現在では、就業規則上でも明確に規定する必要があります。 具体的には、以下にポイントをおいて条項を考えます。

・情報を利用する際の目的を定め、定めた目的の明示を行うこと
・従業員の健康に関する情報を扱う際の本人同意を規定する
・情報を扱う際の担当者と責任者の権限
・具体的な管理保管方法
・第三者への委託をする際の、委託先での取り扱い方法

従業員の情報や家族の情報は、文字通り個人情報に当たります。これらの情報をどのような目的で取り扱うのか、また漏えいした場合にはどのような懲戒規定が適用されるのかを具体的に記載していきます。

就業規則（本則）では取り扱いと懲戒のみ規定し、雇用管理情報取り扱い規程として別規則を設けて運用する場合もあります。

［会社と従業員間のリスクを少回避するためには］
・入社時に取り交わす誓約書などの書面上で、個人情報をどのように扱うのかを記載する。
　これに同意を得る形式とすることで、会社と従業員との間での情報取り扱いへの合意が
　なされたとの証拠となります。
・秘密保持契約にも業務上での取り扱いについて、より詳細に具体的に記載する。