人事・労務サポート、就業規則、給与計算、社会保険・雇用保険の手続き、助成金。　-東京都のなりさわ社会保険労務士事務所-

会社における就業規則とは？

就業規則は、会社で働くうえで必要となる最低限の就業ルールを定めたものです。昨今では、最低限の労働環境を定めておくだけでは不十分であると考えられており、会社と従業員をとりまく様々なリスクを少しでも回避するために、それぞれの業界ごとの慣習やクセを十分に考慮しながらも、自社ではどのような考え方にたって労務管理を行うべきか検討し、個別具体的に明記し対応できるものとして整備する必要があると考えられるようになってきています。

[整備の必要がある内容］
・服務規律
・個人情報の取り扱い
・企業情報の漏えい防止
・メンタルヘルス
・懲戒内容

就業規則は、会社にとっても従業員にとってもメリットがあります！

パート・アルバイトを含んだ従業員数が１０人以上いる場合には、労働基準監督署への届出が義務化されています。『だから仕方なく作って出しました』という方はたくさんいらっしゃいます。
『うちは１０人も従業員がいないから規程を作らなくてもいいや』とお考えになる方も多くいらっしゃいます。残念ながら、どちらの場合にしても、その会社の健全性と発展性を考えてのこととはいえません。
会社の業態が、
・就業状況が「裁量労働型」である
・給与体系が「年俸制」である

このような場合には、余計に就業規則にルールを定めなければいけません。
また労使協定を社員従業員代表と締結し、さらには労働基準監督署への届出が必要だったりします。対策を打たずに、一旦会社と従業員間でトラブルが起きてしまうと、これを解決するためにリソースコストが膨大に発生し、果ては事業活動に注力すべき経営者までトラブル解決に心血を注ぐ結果となってしまいます。規程がない、暗黙の会社ルールだけでは、人事労務問題は太刀打ちができません。

[就業規則をつくるメリット]
・従業員にとっては、働くためのルールが明確になっていて働きやすい。
・会社にとっては、万が一従業員とのトラブルが起きた場合にも正当に対処する事ができる。

メリットのある就業規則をつくるには

就業規則には会社がどのような方向に向かい、そのためには従業員にどうやって働いてもらうのがいいのか、経営者の想いがコンプライアンスの元に反映されていなければ意味をなしません。
また、一度作ったら一生ものというものでもありません。

・常に社会情勢や会社の方向性に沿って就業規則を整備する。
・様々な労務リスクを回避する予防法務の観点にたって検討する。

これらを念頭において、就業規則をつくる必要があります。

従業員が働きやすければパフォーマンスが向上し、結果として業績アップにもつながります。
従業員が文句ばかり言っている会社では、決して業績アップにはつながりません。
今一度、将来に向けてどんな会社になりたいのか、事業計画に則ったリソースプランにするにはどうすればいいのかの観点から、ぜひ自社の就業規則はどうなっているのかを確認してみてください。

こんな就業規則は危ない！

せっかく就業規則を作成したのに記載に漏れがあっては意味がありません。
労働基準法で「必ず記載するように」とされているものに以下のものがあります。

・始業及び終業の時刻
・休憩時間・休日・休暇並びに交替制勤務に関する事項
・賃金の決定、計算、支払い方法
・賃金の締切り、支払い時期
・昇給方法
・退職に関する事項

特に、残業と退職についての記載は要注意です。自社の就業規則をチェックした時に、次のような箇所があったら要注意です。自社の就業ルールに沿った内容となっているか、法的な不足はないかなどの確認が必要です。

ＩＴ企業特有の事情を加味した場合、
IT企業には固定での始業・終業時間を定めているところはまれです。特に技術者については、専門型裁量労働制やフレックスタイム制を導入しているケースが多いです。この場合は、導入している労働時間を管理する制度について規程内に盛り込むこととなります。

・裁量労働制やフレックスタイム制を導入する場合には、別に労使協定（※１）も定めておく。
・専門型裁量労働制を導入する場合は、労働基準監督署への届出が必要となります。
・「休日」は１週間のうち休みとする日は何曜日なのか、「休暇」は年末年始や
　夏期休暇などの休暇を設ける場合にはその内容を、設けない場合は設けない旨を記載する。
・１ヵ月単位や１年単位の変形労働時間制を導入している場合は、労働時間・休日を
　どのように扱うのかを記載します。また、労使協定も必要となります。
※１労使協定：いわゆる従業員代表と会社との間で、個別具体的な内容を確認し合意をしたもの。

・退職の扱いも具体的に記載する必要があります。

自己都合退職や会社都合退職、定年退職など、どのような退職の仕方であっても対応に漏れがないように、詳細に記載する方がいいでしょう。最近は、精神的な疾病から休職～退職となるケースも多いため、休職から退職に至る場合に想定される対処方法を細かく記載する規程ニーズも出てきています。

秘密保持条項と著作権条項

■ＩＴ企業における秘密保持条項

ＩＴ企業向けの就業規則には秘密保持条項を必ず盛り込むようにします。秘密保持に関する内容は、従業員、役員を含む業務に従事する全者に適用するものとして規定します。具体的には、営業機密に関して何をして資料というのかなど会社への影響があると考え得るものを全て記載します。懲罰条項も上記に連動したものとします。
通常、就業規則は人事に関する内容だけ記載すればいいとお考えになる事が多く、ここまで機密保持に関して記載される事はあまりありません。しかし、労働基準法では「事業場の全労働者に適用される事項について定める場合には、これを記載しなければならない」としています。会社の経営にも大きな影響を与えかねない営業情報に関する機密保持取り扱いは、全労働者に適用されるべきものですから、取り扱いについては詳細に記載しておく方がリスク回避につながります。個人情報の取り扱いを記載する就業規則が増えてきていますが、機密保持に関する記載をしっかりとしている就業規則も、今後は増えて欲しいと思います。

■ＩＴ企業における著作権条項

ＩＴ企業の就業規則では、著作権に関する条項もきちんと盛り込んでおく必要があります。著作権については、有形・無形に関わらずモノを創り出す事業を行っている場合には、とても重要なものであり、だからこそ会社と従業員が著作物をどのような権利の下で規定するのかがポイントとなります。
製造業や高度先進技術開発に携わるような会社であっても、就業規則上で事細かに規定されていることはあまり多くなく、「従業員の成果物や知的所有権の帰属は会社にある」という風に、権利の帰属について単に記載されている程度のものが多いようです。ＩＴ企業で著作権について記載する場合には、以下にポイントをおいて条項を考えます。

・業務のどの段階で権利物が生じているのか？
・該当する権利物（実用新案、成果物、知的所有、有形か無形か）は何か？
・権利物の帰属先はどこにあるか？

特に知的所有物については、開発したシステムだけではなく、システムが稼動する元であるプログラムやルーチン・モジュール、ドキュメントの権利まで、権利物とその帰属先を検討する必要があるでしょう。

個人情報・雇用情報管理

個人情報保護に関する取り扱いについて、以前はそれほど意識することなく、情報に変更等があったときに速やかに連絡する旨の記載がある程度で大丈夫でした。しかし、個人情報保護法が施行されている現在では、就業規則上でも明確に規定する必要があります。具体的には、以下にポイントをおいて条項を考えます。

・情報を利用する際の目的を定め、定めた目的の明示を行うこと
・従業員の健康に関する情報を扱う際の本人同意を規定する
・情報を扱う際の担当者と責任者の権限
・具体的な管理保管方法
・第三者への委託をする際の、委託先での取り扱い方法

従業員の情報や家族の情報は、文字通り個人情報に当たります。これらの情報をどのような目的で取り扱うのか、また漏えいした場合にはどのような懲戒規定が適用されるのかを具体的に記載していきます。

就業規則（本則）では取り扱いと懲戒のみ規定し、雇用管理情報取り扱い規程として別規則を設けて運用する場合もあります。

［会社と従業員間のリスクを少回避するためには］
・入社時に取り交わす誓約書などの書面上で、個人情報をどのように扱うのかを記載する。
　これに同意を得る形式とすることで、会社と従業員との間での情報取り扱いへの合意が
　なされたとの証拠となります。
・秘密保持契約にも業務上での取り扱いについて、より詳細に具体的に記載する。

就業規則作成のポイント

就業規則を作成する際にポイントとなる点を以下にいくつかあげてみました。
業界に関わらず、労務トラブルを回避し会社を守るための重要なポイントとなります。自社の就業規則はどのようになっているか、気になるところはないか、ぜひ一度チェックされてみてください。

１．採用者の試用期間をどうするか

・試用期間中に発生し得る労務トラブルを具体的に明記し、
　どのような対策を講じるのかを規定する。
試用期間については、各社とも期間（３ヵ月とするものが多いようです）は定められており、この期間を状況に応じて短縮、または延長する旨は規定されています。しかし、単に期間を定めるのではなく、試用期間中に発生し得る労務トラブルをより具体的に明記し、この場合にどのような対策を講じるのかまで可能な限り規定しておきます。

２．病気や怪我への対応

・精神疾患による休職に対して、就業規則上の休職にプラスし、
　一定傷病による休職を救済するものとして設ける。
メンタルヘルス対策と合わせて検討することとなりますが、うつ病などの精神疾患による休職に対して、就業規則上の休職にプラスし、一定傷病による休職を救済するものとして設ける場合があります。
これは会社が医師の診断書や本人との面談を元に、今後の復職が期待される従業員に対し、一定日数の有給休暇を与えます。本来の休職期間＋本休暇期間を経過しても傷病の改善の兆しがなく復職が難しい場合は、退職を促すこととなります。

３．情報漏えい問題

・勤務中だけではなく、業務外でも情報セキュリティに関する規定を設ける。
特にＩＴ業界では、営業秘密の情報漏えいの防止を万全にする意味でも、セキュリティをどのように考え対応しているかを、規則上でも明らかにしておく必要があります。
就業規則内の服務規律部分に、やってはいけない行為・守るべきものを具体的に詳細に明記し、違反した際にどのような懲戒処分となるのかを、懲罰規定とリンクさせて定義しておきます。

４．メンタルヘルス問題

・会社がメンタルヘルスを捉えているか、メンタルヘルスに対して
　どのような対策を講じるのかを規定します。
この場合、定期的な調査の実施、調査結果に応じた専門医の紹介など、会社の本問題に対する姿勢を規定することで、従業員に安心感を与え業務に専念させる意識付けを行うこともあります。

５．解雇処分の取決め

・想定でき得るだけの懲戒処分内容を、それぞれの処分事項に応じて規定する。
現行の労働基準法は、法律が制定された背景からも従業員の権利をいかにして会社から守るかが基準となっており、特に解雇処分を下さざるを得ない場合には、それ相当の手順を踏んだ結果としてでないと処分が認められていません。つまり会社側からみると、これは解雇に相当するだろうという勤務態度や事件だったとしても、安易に解雇にはできないという現実があると認識しておく必要があるわけです。

では会社を少しでも労務リスクから守るにはどうすべきなのか、想定でき得るだけの懲戒処分内容を、それぞれの処分事項に応じて規定しておき、実際に処分すべき事件が起きた際に、相当の手順を踏んで対応できるようにしておくこととなります。

６．機密保持への意識付け

・機密保持事項にあたる情報は何か、保管媒体をどうするか、使用・持ち出しする際の
　決済・承認方法などを具体的に明記する。
・会社に帰属する・著作権についても、権利はどこまでの範囲なのかを具体的に明記する。

機密保持に関する規定がしっかりとしている就業規則をみかける事は正直あまりありません。会社の機密事項は漏えいしないようにしなければいけない程度が一般的かと思います。
しかし、機密保持に対する重要性を意識づける意味でも、どんな情報が機密保持事項にあたるのか、どのような媒体で保管されておくべきなのか、使用・持ち出しする際の決済・承認方法などを具体的に明記しておくべきでしょう。合わせて著作権についても、会社に帰属する権利はどこまでの範囲なのかを具体的に明記しておく必要があります。

以上より各ポイントの共通点としていえることは、具体的に・詳細に規定することで会社を守ることができるものは極力具体的に明記しておくに尽きるでしょう。

従来の就業規則に対する捉え方では、内容を曖昧にしておくことで、様々な労務リスクに対応するとされていましたが、この曖昧さが災いし就業規則の内容を拡大解釈され、多大な負担を強いられる結果につながってきました。
ぜひ一度自社の就業規則を見直し、労務対策が講じられているか再確認してみてください。